De forma a facilitar a resposta aos vários concursos publicados diariamente através do eixo EuropeAid, a DEVCO disponibilizou um Guia Prático de Procedimentos de Contratação com a Ação Externa da UE.

Procedimentos de Contratação Pública

A contratação pública na ação externa tem sempre por base um princípio de competitividade (competitive tendering): 

• de forma a assegurar que os concursos seguem os princípios fundamentais de contratação;
• a obter a melhor relação qualidade/preço. 

Tipos de Procedimentos 

A ajuda económica e técnica no âmbito da política de cooperação implica o recurso a conhecimentos especializados (know-how) externos através de contratos de prestação de serviços, principalmente tendo em vista a execução de estudos e a assistência técnica.

Os contratos de estudos cobrem a identificação e a preparação dos projetos, estudos de viabilidade, análises económicas e de mercado, estudos técnicos, avaliações e auditorias.

Os contratos de assistência técnica são utilizados nos casos em que o prestador de serviços for encarregado de exercer uma função de aconselhamento ou se for chamado a assegurar a direção ou supervisão de um projeto ou colocar à disposição os peritos indicados no contrato.

É neste universo que frequentemente podem ser encontrados os concursos destinados aos atores do setor da energia. 

Regra geral, os contratos são celebrados pelo país beneficiário, com o qual a Comissão conclui uma convenção de financiamento (gestão descentralizada).

Procedimentos de adjudicação de contratos

1) Contratos de valor igual ou superior a 200.000 euros  (1)

Todos os contratos de prestação de serviços de valor igual ou superior a 200.000 euros devem ser adjudicados por concurso internacional limitado, na sequência da publicação de uma previsão de contrato e de um anúncio de concurso. 

2) Contratos de valor inferior a 200.000 euros

Os contratos de valor inferior a 200.000 euros podem ser adjudicados através do procedimento de contrato-quadro ou, se este for impossível ou infrutífero, através do procedimento por negociação concorrencial, que conte com a participação de, pelo menos, três candidatos.

Concurso Limitado

Publicação

Relativamente aos contratos de prestação de serviços de valor igual ou superior a 200.000 euros, tendo em vista assegurar a transparência exigida e uma participação tão alargada quanto possível no concurso, a entidade adjudicante deve publicar previsões de contratos e anúncios de concurso.

• Publicação das previsões individuais de contratos

Salvo casos excecionais, o mais tardar 30 dias antes da publicação do anúncio do concurso, será́ publicada uma previsão individual de contrato que define os aspetos específicos do procedimento previsto.

As previsões de contratos são publicadas no Jornal Oficial da União Europeia, no sítio Internet do Serviço EuropeAid e em qualquer outro meio de comunicação social adequado.

• Publicação dos anúncios de concurso

Além das referidas previsões, todos os contratos de prestação de serviços de valor igual ou superior a 200.000 euros devem igualmente ser objeto de um anúncio de concurso limitado e ser publicados no Jornal Oficial da União Europeia, no sítio Internet do Serviço EuropeAid e em qualquer outro meio de comunicação social adequado. 

A publicação do anúncio de concurso deve ser feita, no mínimo, até 30 dias após a data da publicação da previsão de contrato (2). Do anúncio do concurso devem constar os critérios de seleção.

Critérios de Seleção

1. A entidade adjudicante estabelecerá critérios de seleção claros e não discriminatórios para todos os procedimentos de adjudicação de contratos, independentemente do valor do contrato e do tipo de procedimento. 

Os critérios de seleção servem para verificar se os candidatos/proponentes possuem as capacidades financeiras, económicas, técnicas e profissionais suficientes para a execução das tarefas do contrato. 

2. Os critérios de seleção escolhidos não podem ultrapassar o âmbito do contrato e devem ter em conta os interesses legítimos dos candidatos/proponentes, nomeadamente no que respeita à proteção dos segredos técnicos e comerciais da empresa.

3. É importante dispor de informações tão recentes quanto possível para verificar a capacidade da entidade, sendo a base jurídica clara no que toca aos prazos a este respeito:

• As informações utilizadas para efeitos de verificação da capacidade económica e financeira não podem ser anteriores aos últimos três exercícios financeiros;
• O prazo para comprovar a capacidade profissional reporta-se aos últimos três anos;
• No que respeita à capacidade técnica, o número de anos depende do tipo de contrato. Para contratos de serviços e de fornecimentos, as informações devem reportar-se a serviços prestados/fornecimentos entregues nos últimos três anos, e para contratos de obras, as informações devem reportar-se a obras executadas nos últimos cinco anos.
  
  

4. Se o projeto o justificar, e desde que o princípio de igualdade seja respeitado, podem ser publicados e aplicados critérios distintos a pessoas singulares e pessoas coletivas.

5. Antes de definir os critérios de seleção adequados, a entidade adjudicante deve assegurar-se de que é possível apresentar a prova do respeito destes critérios e, por exemplo, ter em conta o tipo de documentos comprovativos que os proponentes podem apresentar.

6. Os critérios de seleção adotados devem ser especificados no anúncio de concurso devendo a entidade adjudicante aplicá-los sem os modificar, exceto for publicada uma retificação.

7. No âmbito dos procedimentos de adjudicação de contratos de serviços e de fornecimentos, os critérios de seleção são aplicados ao consórcio no seu conjunto. Salvo indicação em contrário, estes critérios são aplicados igualmente aos contratos de obras.

8. No formulário de candidatura/apresentação de propostas, os candidatos/proponentes apresentam as informações relativas à sua situação da económica, financeira, técnica e profissional em conformidade com os critérios de seleção indicados na documentação relativa ao processo de concurso.

Elaboração da Lista Restrita

A seleção dos candidatos a incluir na lista restrita deve ser efetuada por uma Comissão de Avaliação sendo que todos os membros da comissão devem ter um conhecimento razoável da língua em que as candidaturas são apresentadas. 

O processo de seleção consiste em:

• Elaborar a lista completa na qual serão reunidas todas as candidaturas recebidas;
• Eliminar os candidatos não elegíveis ou que se encontrem numa situação de impossibilidade;
• Aplicar os critérios de seleção publicados, sem alteração.
  
  

Após exame das respostas ao anúncio de concurso, os prestadores de serviços que ofereçam as melhores garantias de execução satisfatória do contrato serão incluídos na lista restrita. A lista restrita deve conter, no mínimo, quatro candidatos e, no máximo, oito.

Critérios de Adjudicação

Os contratos são adjudicados com base em critérios de adjudicação estabelecidos para o concurso segundo uma das duas modalidades seguintes:

• No âmbito do procedimento automático, o contrato é adjudicado ao proponente que apresentar a proposta com o preço mais baixo entre as propostas regulares e conformes;
• Adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa.
  
  

Os critérios devem ser precisos e não discriminatórios, devendo respeitar as condições de uma concorrência leal. 

Data limite para a apresentação das propostas

As propostas devem ser recebidas pela entidade adjudicante no endereço indicado e, o mais tardar, na data e hora fixadas no convite a concorrer. 

O prazo de apresentação das propostas deve ser suficiente para garantir a qualidade das propostas e permitir uma concorrência efetiva. 

Período de Manutenção da Proposta

Os proponentes ficam vinculados pelas respetivas propostas durante o período especificado na carta em que são convidados a concorrer e/ou no processo de concurso. Esse período deve ser suficiente para permitir à entidade adjudicante examinar as propostas, aprovar a proposta de adjudicação do contrato, notificar o proponente selecionado e os proponentes preteridos e celebrar o contrato. 

O período de manutenção das propostas é fixado em 90 dias a contar da data limite para a apresentação das propostas.

Em situações excecionais, tal prazo pode ser prorrogado até 60 dias. 

Apresentação das propostas

As propostas devem ser apresentadas em envelope duplo, isto é, numa embalagem ou envelope exterior, que conterá́ dois envelopes distintos e lacrados, contendo as menções: «Envelope A - proposta técnica» e «Envelope B - proposta financeira». Todos os elementos da proposta que não constituam a proposta financeira devem ser apresentados no Envelope A.

A não observância de qualquer destas regras (por exemplo, envelopes não lacrados ou indicação de preços na proposta técnica) será́ considerada uma violação das regras aplicáveis, implicando a rejeição da proposta em causa (3). A proposta deve ser apresentada de acordo com as instruções aos proponentes.

Sessão de Abertura das Propostas

Presidida pela Comissão de Avaliação, a data da sessão e abertura de propostas é divulgada no próprio anúncio sendo, em regra, pública. 

Avaliação das Propostas

a) Conformidade Administrativa 

A Comissão de Avaliação verifica a conformidade das propostas com as instruções dadas no processo de concurso e nomeadamente com a grelha de verificação da conformidade administrativa. 

Quaisquer erros formais ou restrições importantes suscetíveis de afetar a execução do contrato ou de falsear a concorrência implicam a rejeição da proposta em causa.

b) Conformidade Técnica

Seguidamente, a Comissão de Avaliação examina as propostas técnicas, devendo as propostas financeiras ser mantidas lacradas. Ao avaliar as propostas técnicas, cada membro da comissão atribui a cada proposta uma pontuação cuja soma é igual a 100 pontos em conformidade com a grelha de correção apresentada (4):

 * Só os proponentes que tenham obtido pelo menos 80 pontos passam à fase de avaliação financeira.

c) Avaliação da Proposta Financeira

A Comissão de Avaliação deve verificar a conformidade de cada proposta financeira com todos os requisitos formais, sendo excluídas as propostas financeiras que não satisfaçam esses requisitos. Qualquer exclusão deve ser devidamente justificada no relatório de avaliação.

A proposta que apresente os honorários totais mais baixos são atribuídos 100 pontos, sendo às restantes atribuída uma classificação calculada de acordo com a seguinte fórmula:

Pontuação Financeira = (total dos honorários mais baixos/total dos honorários indicado na proposta a avaliar) x 100

Ao avaliar as propostas financeiras, a Comissão de Avaliação compara somente o montante total dos honorários.

Avaliação Final da Proposta Economicamente mais Vantajosa

A proposta economicamente mais vantajosa será́ selecionada ponderando a qualidade técnica em relação ao preço numa base 80/20. Para o efeito:

• A pontuação atribuída às propostas técnicas é multiplicada por 0,80;
• A pontuação atribuída às propostas financeiras é multiplicada por 0,20. 

Notificação da Decisão de Adjudicação

Antes do termo do período de manutenção das propostas e com base no relatório de avaliação aprovado, a entidade adjudicante informa por escrito o proponente selecionado de que a sua proposta foi aceite. 

Assinatura do Contrato

Após seleção do proponente, a entidade adjudicante envia um convite para apresentação das provas previstas no processo de concurso que confirmam as declarações constantes do formulário de candidatura, no prazo de 15 dias a contar da data da carta de notificação. 

A entidade adjudicante examina os mesmos antes de enviar ao proponente o contrato para a assinatura. Após processo de análise das provas, são enviados três exemplares originais do contrato assinado ao proponente/candidato selecionado, que os deve assinar no prazo de 30 dias a contar da sua receção.

Publicação da adjudicação do contrato

Uma vez assinado o contrato, a entidade adjudicante deve elaborar um anúncio de adjudicação do contrato que transmite à Comissão Europeia, a qual publica os resultados do concurso no Jornal Oficial da União Europeia e, se for caso disso, no sítio Internet do Serviço EuropeAid e em outros meios de comunicação sociais pertinentes.

(1) Em situações excecionais, pode ser utilizado o procedimento por negociação. Cf. Guia Prático de Procedimentos de Contratação com a Ação Externa da UE, op. cit., pág. 50. 

(2) A publicação no Jornal Oficial da União Europeia e no sítio Internet do EuropeAid é da responsabilidade da Comissão Europeia (que age em nome da entidade adjudicante) mas, se a publicação do anúncio de concurso for local, a Entidade Adjudicante deve assegurar diretamente essa publicação local.

(3) Este sistema permite que a proposta técnica e a proposta financeira sejam avaliadas sucessivamente mas separadamente, sendo deste modo assegurada uma avaliação da qualidade técnica independente do preço da proposta.

(4) A grelha de avaliação da conformidade técnica comunicada aos proponentes através do processo de concurso jamais pode ser alterada.